Vantaan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus
Tämä on Vantaan kaupungin tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), 28 §) mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus. Sisältö perustuu Vantaan kaupungin tiedonhallintamalliin. Mallia päivitetään jatkuvasti tiedonhallinnan muutosten yhteydessä, ja samalla päivitetään tarvittaessa myös tätä asiakirjajulkisuuskuvausta.
Viimeisin päivitys: 22.12.2020.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Kuvauksen tulee sisältää tiedot niistä tiedonhallintayksikön tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Kuvauksesta tulee ilmetä, miten tiedonhallintayksikön asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietovarantojen sisältämät tietoaineistot tulee kuvata tietoryhmittäin.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.
Sisältö
Tietovarannot
Tietovarannot ovat loogisia kokonaisuuksia, jotka on tyypillisesti toteutettu yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä. Tässä on kuvattu tietovarannot ja niitä toteuttavat tietojärjestelmät.
Aikuisopiston tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Helmet-kirjastojen tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä eHijat
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Kaupunginmuseon ja Taidemuseon tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Kaupunkikortin asiakastietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Kiinteistönhallinnan tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Kulunvalvonnan ja työajankirjauksen tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
Esmikko
-
DigitalSentry ControlPoint
Kuntalaispalveluiden tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
MKAP Monikanavainen asiakaspalvelu
Liikuntapalveluiden tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Lupapisteen arkisto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Maankäytön, rakentamisen ja ympäristön tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
MATTI - MAankäytön Toimintamalli ja TIetojärjestelmä
Musiikki- ja Taideopiston tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Palvelutietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
Toimipisterekisteri (TPR)
-
Matkakortti
Pieneläinten potilastiedot
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Pysäköinninvalvonnan tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
Helga
-
Helga-mobiili
-
Siiri
SAP HR Henkilöstörekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Sähköinen osto- ja myyntilaskurekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Timmi - tilavarausjärjestelmän asiakasrekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Tutka Työturvallisuusjärjestelmä
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Vantaan asiarekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Vantaan kaupungin toimeentulotuen rekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
VATJ Sosiaalitoimi
-
Apotti
Vantaan sidosryhmärekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Vantaan terveydenhuollon potilasrekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
Apotti
-
RAIsoft
-
GFS
-
Navitas
Varaamo tilavarauspalvelun asiakastietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
Varikon tietovaranto
Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:
-
Ajoneuvojen paikannus- ja raportointijärjestelmä
-
ATKsla : Varikko
Tietojärjestelmät
Tietojärjestelmistä on kuvattu järjestelmän nimi ja sen sisältämät tietoryhmät.
ASTA
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Hallintoasioiden asiakirjat
-
Sisäiset kirjaamattomat asiat ja asiakirjat
-
Sopimukset
-
Toimielinten pöytäkirjat
-
Viranhaltijapäätökset
ATKsla : Varikko
Tietojärjestelmän tiedot:
Ajoneuvojen paikannus- ja raportointijärjestelmä
Tietojärjestelmän tiedot:
Apotti
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Sosiaalihuollon asiakastiedot
-
Sosiaalihuollon asiakkaan perushenkilötiedot
-
Terveydenhuollon potilaan perustiedot
-
Terveydenhuollon potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot
Arkki
Tietojärjestelmän tiedot:
Avu
Tietojärjestelmän tiedot:
DigitalSentry ControlPoint
Tietojärjestelmän tiedot:
Eepos
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Taideoppilaat
-
Taideoppilaiden huoltajat
Enkora ACS
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Uimahallien henkilöstö
-
Uimahallien kävijätiedot
-
Uimahallien myynnin tiedot
Esmikko
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kulunvalvonnan tiedot
-
Työjajan seurantatiedot
GFS
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Terveydenhuollon potilaan perustiedot
-
Terveydenhuollon potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot
Heeros
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kaupungin myyntilaskujen tiedot
-
Kaupungin ostolaskujen tiedot
-
Sähköisen osto- ja myyntilaskurekisterin käyttäjien perustiedot
Helga
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Pysäköinninvalvonnan tiedot
Helga-mobiili
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Pysäköinninvalvonnan tiedot
Helmet
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kirjaston asiakkaan henkilötiedot
-
Kirjaston asiakkaan lainat ja varaukset
-
Kirjaston asiakkaan maksamattomat maksut
Kaupunkikortti
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kaupunkikortin asiakastiedot
-
Kaupunkikortin tapahtumatiedot
KiHa Kiinteistönhallinta
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kiinteistöjen huoltotiedot
-
Kiinteistötiedot
-
Rakennustiedot
-
Tilapalvelusopimukset
-
Toimitilahankkeiden ja rakennusprojektien tiedot
-
Toimitilarakentamisen investointi- ja työohjelmat
-
Toimitilojen ja asuntojen vuokratiedot
Kirsti
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kaupunginmuseon esineet ja vastuuhenkilöt
-
Kulttuuriympäristön esineet ja vastuuhenkilöt
-
Kulttuuriympäristötiedot
-
Kuva-arkisto
Kursor
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Aikuisopiston henkilöstötiedot
-
Aikuisopiston kurssitiedot
-
Aikuisopiston käyttäjäryhmät
-
Aikuisopiston opetuspaikat
-
Aikuisopiston opiskelijatiedot
Lupapiste
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Rakennusluvat
-
Yleisten alueiden luvat
MATTI - MAankäytön Toimintamalli ja TIetojärjestelmä
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Infratiedot
-
Kaavatiedot
-
Kiinteistötiedot
-
Maanmittaustiedot
-
Rakennustiedot
-
Vuokra-alueiden tiedot
Muusa
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Taidemuseon kokoelman aineistotiedot
Navitas
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Röntgenkuvat ja muut kuvantamistutkimukset
ProvetNet
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Pieneläinten ja omistajien tiedot
RAIsoft
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Terveydenhuollon potilaan perustiedot
Rondo
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kaupungin myyntilaskujen tiedot
-
Kaupungin ostolaskujen tiedot
-
Sähköisen osto- ja myyntilaskurekisterin käyttäjien perustiedot
SAP HR
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Henkilöstön palvelussuhteiden tiedot
-
Henkilöstön perustiedot
-
Luottamushenkilöiden perustiedot
SDL Trados Group Share
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Käännetyt tekstit/käännösmuisti
Siiri
Tietojärjestelmän tiedot:
Tarkastaja
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Tarkastajien henkilötiedot
-
Tarkastustiedot
Tutka
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Läheltä piti-, uhka- ja väkivaltatilanne- sekä työtapaturmailmoitukset
VATJ Päivähoito
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Lapsen hoitoaika- sekä läsnäolo- ja poissaolotiedot
-
Lapsen hoitopaikka- ja ryhmätiedot
-
Lapsen ja tämän huoltajien tai muiden lapsen kanssa asuvien henkilöiden henkilö- ja yhteystiedot
-
Tiedot työntekijöistä, joilla on käyttöoikeudet varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin
-
Varhaiskasvatuksen hakemustiedot ja niihin liittyvät lasta koskevat muistiinpanot
-
Varhaiskasvatuksen laskutustiedot
-
Varhaiskasvatuksen maksatustiedot
-
Varhaiskasvatuksen päätöstiedot
-
Varhaiskasvatuksen tilastotiedot
VATJ Sosiaalitoimi
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Sosiaalihuollon asiakastiedot
-
Sosiaalihuollon asiakkaan perushenkilötiedot
Varaamo
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Kirjaston laitevaraukset
-
Kirjaston tilavaraukset
eHijat
Tietojärjestelmän tiedot:
-
Henkilöstön loma- ja poissaolotiedot
-
Henkilöstön palkanlaskennan tiedot
-
Henkilöstön palvelussuhteiden tiedot
-
Luottamushenkilöiden perustiedot
-
Toimielinten kokoonpanotiedot
Hakutekijät
Hakutekijät riippuvat tietovarannosta ja järjestelmästä. Tyypillisiä hakutekijöitä ovat erilaiset yksilöivät tiedot, esimerkiksi:
-
Henkilön nimi
-
Henkilötunnus
-
Asiatunnus
-
Diaarinumero
-
Kiinteistötunnus
-
Kirjastokortin numero
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Jos järjestelmän kohdalla ei erikseen mainita, tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vantaan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti niin, että asiakirjassa on omakätinen allekirjoitus.
Salattuja asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suositellaan toimitettavaksi henkilökohtaisesti Vantaa-infoon, jolloin tietopyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan samalla todeta. Mikäli tietopyyntö toimitetaan postitse tai sähköpostitse, pyritään tietopyynnön tekijän henkilöllisyys toteamaan muilla keinoilla.
Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on.
Vantaan kaupungin hallintosäännön 12 luvun 12 §:n mukaan kaupunginhallituksella, lautakunnilla ja johtokunnilla on oikeus delegoida viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä tarkoitettua asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaisilleen viranhaltijoille.
Kaupunginhallitus on 24.8.2020 päättänyt, että kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjojen antamisesta päättää hallintojohtaja ja että kaupunkistrategian ja johdon toimialan palvelualuejohtajat päättävät asiakirjojen antamisesta oman palvelualueensa osalta.
Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut
Kaupunginhallitus on päättänyt asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista 23.3.2015.
Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.
Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat myös tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku- ,seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.
Suullisesti, sähköpostitse tai kaupungin toimipisteessä luettavaksi annettavat tiedot:
-
Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.
-
Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt: Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
Kopiot ja tulosteet:
-
Kopion hinta: 1 € / A4–kokoinen sivu ja 2 € / A3 –kokoinen sivu, minimiveloitus 10 € / laskutuskerta
-
Erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä peritään edellä mainittujen hintojen lisäksi tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
-
Maksuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Maksu työstä peritään, vaikka asiakirjaa ei etsittäessä löydy.
Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi
Vantaan kaupunki
Kirjaamo
PL 1100
01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Vantaan kaupungin puhelinvaihde, p. 09 83911
sähköpostiosoite: kirjaamo@vantaa.fi
faksinumero: 09 8392 4163