Vantaan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on Vantaan kaupungin tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), 28 §) mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus. Sisältö perustuu Vantaan kaupungin tiedonhallintamalliin. Mallia päivitetään jatkuvasti tiedonhallinnan muutosten yhteydessä, ja samalla päivitetään tarvittaessa myös tätä asiakirjajulkisuuskuvausta.

Viimeisin päivitys: 22.12.2020.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Kuvauksen tulee sisältää tiedot niistä tiedonhallintayksikön tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Kuvauksesta tulee ilmetä, miten tiedonhallintayksikön asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietovarantojen sisältämät tietoaineistot tulee kuvata tietoryhmittäin.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Sisältö

• Tietovarannot
• Tietojärjestelmät
• Hakutekijät
• Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
• Tietopyynnöt
• Yhteystiedot

Tietovarannot

Tietovarannot ovat loogisia kokonaisuuksia, jotka on tyypillisesti toteutettu yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä. Tässä on kuvattu tietovarannot ja niitä toteuttavat tietojärjestelmät.

Tietojärjestelmät

Tietojärjestelmistä on kuvattu järjestelmän nimi ja sen sisältämät tietoryhmät.

Hakutekijät

Hakutekijät riippuvat tietovarannosta ja järjestelmästä. Tyypillisiä hakutekijöitä ovat erilaiset yksilöivät tiedot, esimerkiksi:

• Henkilön nimi
• Henkilötunnus
• Asiatunnus
• Diaarinumero
• Kiinteistötunnus
• Kirjastokortin numero

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Jos järjestelmän kohdalla ei erikseen mainita, tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vantaan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti niin, että asiakirjassa on omakätinen allekirjoitus.

Salattuja asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suositellaan toimitettavaksi henkilökohtaisesti Vantaa-infoon, jolloin tietopyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan samalla todeta. Mikäli tietopyyntö toimitetaan postitse tai sähköpostitse, pyritään tietopyynnön tekijän henkilöllisyys toteamaan muilla keinoilla.

Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on.

Vantaan kaupungin hallintosäännön 12 luvun 12 §:n mukaan kaupunginhallituksella, lautakunnilla ja johtokunnilla on oikeus delegoida viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä tarkoitettua asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaisilleen viranhaltijoille.

Kaupunginhallitus on 24.8.2020 päättänyt, että kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjojen antamisesta päättää hallintojohtaja ja että kaupunkistrategian ja johdon toimialan palvelualuejohtajat päättävät asiakirjojen antamisesta oman palvelualueensa osalta.

Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut

Kaupunginhallitus on päättänyt asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista 23.3.2015.

Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat myös tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku- ,seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Suullisesti, sähköpostitse tai kaupungin toimipisteessä luettavaksi annettavat tiedot:

• Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.
• Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt: Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.

Kopiot ja tulosteet:

• Kopion hinta: 1 € / A4–kokoinen sivu ja 2 € / A3 –kokoinen sivu, minimiveloitus 10 € / laskutuskerta
• Erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä peritään edellä mainittujen hintojen lisäksi tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
• Maksuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Maksu työstä peritään, vaikka asiakirjaa ei etsittäessä löydy.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Vantaan kaupunki
Kirjaamo
PL 1100
01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Vantaan kaupungin puhelinvaihde, p. 09 83911

sähköpostiosoite: kirjaamo@vantaa.fi
faksinumero: 09 8392 4163